Ваша корзина пуста
+7 (499) 705-72-70
Интернет магазин конфигураций 1C

Ваша корзина пуста
1С:Предприятие 8. Отель

1С:Предприятие 8. Отель

Артикул:IM4601546078926
Разработчик:Гостиничные технологии
Требования к ПО: Включает платформу "1С:Предприятие 8"
50 000 a
В программе реализованы все функции необходимые для работы современной гостиницы, пансионата. В поставку включены все необходимые интерфейсы. Простота обновления и обслуживания позволит сократить ваши затраты на поддержку.

Бронирование

Для отдела бронирования предусмотрены все необходимые функции. Под рукой всегда информация об остатке свободных номеров или мест на любой период времени. Например, кнопка «Загрузка по дням» показывает остаток свободных номеров на каждый день, что позволяет быстро оценить загрузку на месяц вперед.


  • Бронь может быть индивидуальная или групповая.
  • Можно бронировать конкретные номера.
  • Можно указать просто тип номера — номер будет назначен гостю при заезде.
  • При бронировании автоматически рассчитывается комиссия агента.
  • При бронировании можно задать автоматическое разделение услуг на те, что будет оплачивать контрагент по безналичному расчету и те, что будет оплачивать гость на ресепшн. (только в версии «Управление отелем»).
  • Если какому-то гостю нужно будет дать специальную цену, то не нужно заводить новый тариф, можно указать эту цену прямо в брони, если, конечно у вас есть права доступа к этой функции.
  • Программа может автоматически рассчитывать стоимость проживания в зависимости от сезона или дня недели.
  • Подтверждение брони может быть распечатано на русском или английском языке, и может быть отправлено на e-mail гостя прямо из программы.

На основании брони формируется счет, который можно распечатать на русском или английском языке, или отправить по e-mail.

По выписанным счетам предусмотрен контроль оплаты. Неоплаченные счета отмечаются, и администратор, при поселении по этой брони или при работе с бронью, видит, какие счета оплачены, а какие нет.

Если бронь оформляется от контрагента, то администратору автоматически рассчитывается и показывается оперативный баланс данного контрагента, который учитывает все поступившие платежи, все оказанные услуги и все действующие бронирования. Этот оперативный баланс позволят администратору видеть, какая у контрагента осталась предоплата, в рамках которой ещё можно принимать заявки.

Все изменения брони фиксируются в специальном регистре, что позволяет всегда сказать кто, что и когда менял в брони, и, при необходимости, восстановить параметры на любую точку изменений.

Для удобного поиска брони предусмотрен журнал «Бронирование». Искать бронь можно по номеру брони, по фамилии гостя или первым буквам фамилии, по контрагенту, по номеру комнаты или типу номера, по дате заезда. Также предусмотрен отбор по любым другим реквизитам брони, если недостаточно было поиска по перечисленным параметрам.

Работа с квотами

  • Квота позволяет гостинице выделить часть номерного фонда для какого-то агента. При этом номера, выделенные в квоту, снимаются с продажи, и в эти номера можно будет селить только по заявкам этого агента.
  • Номера в квоту могут выделяться как по номеру комнаты, так и по категории без выбора конкретных номеров.
  • Квоту можно использовать для блокирования продаж номеров и резервирования их за выбранным агентом, при этом никаких дополнительных начислений для агента не делается.
  • Условия договора с агентом могут быть более «жесткими» — агент оплачивает стоимость проживания в номере независимо от того, жили гости в номере от этого агента или нет. В этом случае квоты в программе настраиваются так, чтобы программа автоматически начисляла стоимость проживания на агента независимо от наличия заявок и гостей.

Размещение

Процедура поселения по брони продумана с целью сокращения времени оформления гостя. При групповом заезде предусмотрена возможность оформить двух гостей в номер одним кликом.

Поиск размещений может быть по номеру комнаты, по первым буквам фамилии, номеру брони и т. д. Поддерживаются все операции с гостем — продление, переселение, выселение.

Программа автоматически рассчитывает стоимость задержки выезда по часам или на полсуток, все что нужно сделать администратору это указать время выезда. Также можно настроить автоматическое начисление при раннем заезде.

Программа отслеживает все изменения в размещении гостя, что позволяет не только сказать кто, когда и что изменял, но в любой момент вернутся к первоначальным значениям.

Подбор номера позволят быстро подобрать свободный номер гостю. При подборе отображаются:

  • статус номера — чистый, грязный,
  • когда номер освободился,
  • по какое число и время номер свободен — учитываются будущие резервирования,
  • свойства номера,
  • кем номер занят.
Регистрация иностранцев

При поселении гостей иностранных граждан можно оформить запись в журнал регистрации, в которой указываются паспортные данные гостя, данные визы и миграционной карты. Печатается форма «Уведомления» для УФМС.

Данные по иностранным гражданам можно распечатывать в виде «Журнала регистрации», что позволяет не вести данный журнал вручную. Предусмотрена выгрузка данных для передачи в УФМС в электронном виде.

Для быстрого ввода адресов предусмотрен адресный классификатор. При вводе города автоматически заполнятся, индекс, область, край, республика и т. д.; при вводе улицы достаточно указать только первые буквы названия. По нашим наблюдениям использования классификатора ускоряет процедуру ввода данных в 2-3 раза. В базе ведется архив всех гостей — при повторном заезде гостя не нужно будет вводить паспортные данные и по каждому гостю накапливается статистика.

Взаиморасчеты

В программе ведется два контура взаиморасчетов — с гостями, физическими лицами, как правило, за наличный расчет или по кредитным картам, и с контрагентами, юридическими лицами.

Взаиморасчеты с гостем

Каждому гостю при поселении открывается лицевой счет, на который начисляются все услуги. У гостя может быть несколько счетов, услуги могут быть разделены между этими счетами.

Операции с лицевым счетом:

  • Начисление
    Услуги по тарифу на счет гостя начисляются автоматически. Если подключены интерфейсы с внешними системами, например с тарификатором телефонных разговоров или с рестораном, то услуги могут начисляться автоматически через интерфейс. Поддерживается начисление вручную и групповое начисление по всем счетам группы гостей.
  • Сторнирование
    Сторнирование используется для снятия услуги со счета гостя, баланс гостя уменьшается, но операция сторнирования фиксируется и попадает в аудиторский отчет по сторно. Данная операция может быть запрещена для определенных пользователей.
  • Перенос начислений со счета на счет
    Данная операция используется для разделения/объединения счетов. Кассир может легко часть услуг выделить на отдельный счет, оплатить и распечатать гостю счет только с выбранными услугами.
    В программе можно настроить правила начислений для автоматического разделения услуг. Например, можно задать правило, по которому телефонные разговоры гостей всегда будут относиться на отдельный счет.
  • Перенос депозита
    Остаток предоплаты гостя может быть перенесен на другой счет или зачтен как оплата услуг по другому счету того же гостя, или другого. В правах доступа можно ввести различные ограничения на эту функцию.
  • Оплата
    Счет может быть оплачен как наличными, так и кредитными картами, или любым другим способом оплаты. На счет может быть внесена предоплата или счет может быть оплачен частично.
    Предоплата может быть внесена как по брони, так и по размещению при заезде.
  • Возврат
    Поддерживаются различные схемы оформления возвратов с печатью всех необходимых документов. При возврате могут печататься: заявление, заполненное от имени гостя с его паспортными данными; акт КМ-3, если используется схема с возвратом «по старому чеку»; и расходный кассовый ордер. Во всех документах уже заполнены все данные, гостю необходимо будет только поставить свою подпись.

Печать счета

Счет гостя печатается на разных языках. Русский и английский включены в поставку, печатные формы на других языках могут быть разработаны на заказ.

Счет печатается по форме 3Г. Поддерживается более 10 вариантов печати счета. Например, можно настроить печатную форму счета так, чтобы завтраки сворачивались и при печати включались в стоимость проживания.

Служба номерного фонда

Модуль службы номерного фонда позволяет планировать и контролировать работу горничных, а также контролировать статус номеров.

Статусы номеров настраиваются в зависимости от технологии уборки, принятой в гостинице. Например, можно использовать всего 2 статуса — «чистый/грязный», а можно настроить полную цепочку «занят → грязный → на уборке → на инспекции → чистый».

Для установки статуса номера можно использовать АТС, т. е. горничная после уборки номера может набрать специальный код на телефоне в номере, и программа сменит статус на «чистый». Особенно эффективно использовать АТС, когда горничные набирают свой персональный код. В этом случае программа может вести статистику по видам работ и по сотрудникам — в результате можно получить отчет, в котором будет указано, кто сколько и каких работ выполнил.

По набранным кодам горничной ведется «Протокол уборки» по которому можно отследить перемещения горничной.

По видам работ настраиваются нормативы списания расходных материалов, например, полотенец или белья — в итоге получается отчет по расходу белья и других материалов в соответствии фактом выполнения работ.

В программе можно задать график работ горничных, который используется при планировании работ.

Для планирования работ горничных можно использовать просто отчет «Задание на уборку», в котором программа отмечает номера, где нужно делать выездную уборку, а где текущую; а можно на каждый день составлять план работ и распределять работы между горничными.

Распределение может осуществляться вручную супервайзером, а может назначаться программой автоматически с учетом графика работ горничной и планируемого объема работ. Поддерживается несколько алгоритмов автоматического распределения работ.

План работ строится с учетом текущей загрузки гостиницы, статуса номера, заезда/выезда гостей. В результате каждая горничная получает распечатку номеров с указанием вида работ.

Отчеты

В программе предусмотрены отчеты для всех уровней пользователей — от оперативных отчетов для персонала, до итоговых и аналитических отчетов для руководства. Предусмотрены графики и диаграммы, позволяющие наглядно оценить работу гостиницы.

Отчеты в программе настраиваемые — для каждого пользователя или для роли пользователей в программе можно настроить свой набор отчетов.

Все отчеты выводятся на языке пользователя — русский или английский.

Настройки отчетов позволяют:

  • устанавливать группировки строк отчета,
  • устанавливать группировки колонок,
  • настраивать состав и формат колонок отчета,
  • предусмотрена возможность динамического заполнения параметров отчета в зависимости от состояния базы, текущей даты, пользователя, гостиницы, и т. д.,
  • настраивать внешний вид отчета,
  • настраивать сортировку,
  • устанавливать фильтры по любым колонкам отчета.

Любую настройку можно сохранить в качестве шаблона отчета, чтобы получать нужные данные в нужном виде, не обращаясь каждый раз к настройке отчета.

Скорость выполнения отчетов очень важна для гостиницы. Мы гарантируем, что любой отчет, за любой период времени будет выполняться не более 30 секунд.

Пример. Гостиница 500 номеров, отчет, анализирующий работу гостиницы за год, выполняется за 17 секунд.

Система регламентных заданий в программе позволяет настроить запуск, выполнение и отправку по e-mail ежедневных контрольных отчетов в автоматическом режиме. Руководитель каждое утро будет получать итоговые отчеты за прошедший день в формате Excel или html, и не требуется участия человека.

Перечислим некоторые отчеты:

  • Фронт-офис гостиницы:
    • История заселения номеров,
    • Гости проживающие на текущее время по номерам,
    • Гости проживающие на текущее время по группам,
    • Гости, у которых сегодня день рождения,
    • Фактический заезд за сегодня по номерам,
    • Фактический заезд за сегодня по группам,
    • Свободные номера,
    • Частично занятые номера,
    • Фактический выезд за сегодня,
    • Планируемый заезд на сегодня,
    • Планируемый заезд на завтра,
    • Планируемый выезд до конца дня,
    • Загрузка номеров,
    • Должники,
    • Должники (наличный расчет < 500 руб.),
    • Должники (наличный расчет >= 500 руб.),
    • Планируемый выезд на завтра,,
    • История блокировок номеров,
    • Прайс-лист,
    • Шахматка,
    • Ресурсы накопительных скидок,
    • Телефонные разговоры,
    • Услуги на номера,
    • Сообщения;
  • Бронирование:
    • Оперативный баланс взаиморасчетов с контрагентами,
    • История бронирования номеров,
    • История бронирования ресурсов,
    • Лист ожидания брони;
  • Регламентированные:
    • Журнал регистрации иностранных граждан,
    • РОССТАТ — Форма №1 (КСР) —
      Квартальная,
    • РОССТАТ — Форма №1 (КСР) —
      Годовая,
    • РОССТАТ — Сведения о кол-ве иностранных граждан по целям визита — Квартальная;
  • Служба номерного фонда:
    • Задание на уборку,
    • Обороты по работам персонала,
    • Протокол выполнения работ персоналом,
    • График рабочего времени сотрудников;
  • Бухгалтерские:
    • Сводка по оказанным услугам,
    • Платежи,
    • Контроль перемещения депозитов,
    • Контроль перемещения начислений,
    • Сводка по гостям от контрагентов по группам,
    • Сводка по гостям от контрагентов по номерам,
    • Бухгалтерская реализация услуг,
    • Текущая реализация услуг,
    • Сводка по оказанным контрагентам услугам,
    • Продажи квот номеров,
    • Баланс взаиморасчетов с контрагентами,
    • Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами,
    • Контроль оплаты выставленных счетов;
  • Аналитические:
    • Сводные показатели,
    • Планируемое оказание услуг,
    • Планируемые продажи ресурсов,
    • Обороты по продажам номеров,
    • Обороты по продажам ресурсов,
    • Проценты по продажам ресурсов,
    • Обороты продаж по контрагентам,
    • Проценты продаж по контрагентам,
    • Обороты продаж по регионам,
    • Обороты по продажам групп номеров (по этажам/по корпусам),
    • Обороты по продажам типов номеров,
    • Проценты продаж по агентам,
    • Обороты продаж услуг,
    • Обороты по платежам,
    • План/фактный анализ брони,
    • Доходность и загрузка,
    • Заезд гостей по дням за месяц;
  • Аналитические:
    • Для пансионатов по путевкам,
    • Обороты продаж гостиничных продуктов (заездов),
    • Продажи путевок,
    • Отгруженные, но не проданные путевки.

Электронные замки

В программу включен модуль подключения к системам электронных замков, дополнительной оплаты не требуется.

При установке системы электронных замков важно чтобы в системе PMS был настроен интерфейс.

Интерфейс с системой электронных замков служит для 2х целей:

  1. Ускорение процедуры поселения гостя.
    При поселении данные из «Румбы» автоматически передаются в систему электронных замков и гостю выписывается ключ-карта.
  2. Контроль персонала.
    Если персоналу оставить возможность выписывать ключи только из «Румбы», то мы можем гарантировать, что если гостю был выдан ключ, то этот гость зарегистрирован в системе.

Карточку замка можно использовать для организации системы взаиморасчетов в гостинице по карте. Чтобы использовать для этих целей систему электронных замков, она должна поддерживать запись на вторую или первую дорожку карт с магнитной полосой, или запись доп. информации в память.

Поддерживаемые системы электронных замков:

При выборе карт с магнитной полосой рекомендуем использовать карты HiCo, т. к. они реже размагничиваются и, как правило, карты хватает на весь срок проживания гостя.

  • Norweq VingCard Vision
  • Norweq VingCard VC2100&VC2800
  • Onity
  • Salto
  • Inhova
  • Cisa
  • TimeLox 2300
  • Adel
  • Orbita

Платежи по кредитным картам

Многие клиенты сейчас предпочитают расплачиваться кредитными картами. Чтобы ускорить эту процедуру и максимально упростить оформление платежа по кредитным картам, авторизацию платежей можно проводить непосредственно из программы.

Как работает

При вводе платежа со способом оплаты «Кредитная карта» программа попросит прокатать карту по считывателю. После этого программа передает данные карты и сумму платежа в банк, получает ответ банка, и, в случае одобрения, печатает кассовый чек и слип платежа. Таким образом, время проведения платежа по кредитным картам существенно сокращается.

Для связи с банком используется «АТОЛ: Драйвер платежных систем», который приобретается отдельно. Также, на кассовом рабочем месте необходимо установить считыватель магнитных карт.

Бухгалтерия

Для работы бухгалтерии вы можете использовать «1С:Бухгалтерию 7.7» или «1С:Бухгалтерия предприятия 8.1». Мы рекомендуем использовать новую версию — на платформе «1С:Предприятие 8.1».

С программой поставляется модуль интеграции данных «Румба 8» и бухгалтерии.

Работа с модулем максимально упрощена, не требует от бухгалтера каких-то специальных навыков. Не нужно выгружать что-то файл, и потом загружать его. Не нужно следить, чтобы файл этот не забывали подготовить ежедневно. У бухгалтера всего одна кнопка — «Загрузить», все остальное система делает автоматически. При этом происходит синхронизация справочников «Номенклатуры» и «Контрагентов».

Также можно загружать повторно предыдущие периоды и система не задвоит данные, а покажет различия, если таковые будут. Как происходит загрузка см. в демо-ролике ниже.

В бухгалтерию загружаются готовые документы «Реализация товаров и услуг», аналитика по счетам бухгалтерского учета настраивается один раз и используется в дальнейшем загрузчиком. Перед загрузкой можно проверить синхронизацию справочников «Номенклатура» и «Контрагенты».

Акты об оказании услуг формируются программой автоматически. Политика формирования задается по усмотрению бухгалтера. Возможные варианты формирования актов:

  • по выезду, на каждого гостя отдельный акт и счет-фактура;
  • по выезду, на каждую группу гостей (номер брони) отдельные акт и счет-фактура;
  • по выезду, на каждого контрагента одна счет-фактура, включающая услуги всех гостей, по всем группам, которые выехали за день;
  • по факту оказания услуг, т. е. все ежедневные начисления группируются по контрагентам в счета фактуры и передаются в бухгалтерию независимо от статуса гостя;
  • дополнительно можно настроить закрытие месяца таким образом, чтобы по гостям, которые проживают на конец месяца, и ещё не выехали, формировалась счет-фактура с суммой услуг, оказанных в этом месяце.

Ввод нового контрагента в «Румбе»

При создании нового контрагента в «Румбе» достаточно только ввести ИНН контрагента и нажать на кнопку «Получить данные из бухгалтерии». При этом, если в бухгалтерии есть контрагент с таким ИНН, будут загружены все его данные — юр. адрес, полное наименование ИНН, КПП. Данная возможность упрощает и сокращает время оформления документов.

Выписывание счетов-фактур на стойке ресепшн

Часто гости, как правило, командировочные, просят предоставить счет-фактуру на сумму оказанных гостиницей услуг. Поскольку в законе есть требование о том, что нумерация счетов-фактур должна быть последовательной и непрерывной, выписываются они в бухгалтерии. Но бухгалтерия работает только по рабочим дням и не работает вечером и ночью.

В «Румбе» есть возможность выписать счет-фактуру гостю. При этом, если настроено соединение с базой бухгалтерии, программа, при печати счет-фактуры, автоматически подключится в базу бухгалтерии, займет там следующий порядковый номер и распечатает счет-фактуру с этим номером.

Таким образом, все, выписанные на ресепшн счета-фактуры, автоматически регистрируются в базе бухгалтерии.

Решение для ресторана

Завтраки

Часто гостиницы предоставляют гостям завтраки, включенные в проживание.

Для планирования работы ресторана можно распечатать специализированные отчеты.

Например, каждое утро для ресторана готовится отчет «Завтраки на сегодня», в котором указывается общее количество завтраков, а также выводится список гостей, которым был начислен завтрак.

Дополнительно для планирования работы ресторана печатается отчет «План завтраков на неделю», в котором учитываются проживающие гости и действующие бронирования.

Аналогично, в программе настраиваются отчеты по обедам и ужинам, если они включены в тариф или продаются как доп. услуги.

Интеграция с рестораном

В случае, когда ресторан обслуживает гостей c заказами по меню, устанавливается система фронт-офиса ресторана, например «СофтБаланс: Трактиръ Front-Office», «1C-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе», «Магия» или «Штрих-М: Кассир».

Вся работа с заказами гостей выполняется в ресторанной системе — заказ вводится в систему, на принтере кухни печатается марка для повара, производится расчет и т. д. Заказ в ресторане может быть оплачен наличными, либо может быть записан на счет гостя в гостинице, а гость расплачивается за все услуги на ресепшн.

Чтобы обеспечить такую возможность, предусмотрен специальный интерфейс обмена данными с ресторанным фронт-офисом.

Как это работает

При закрытии заказа клиент предъявляет карту гостя. По этой карте происходит запрос данных из гостиницы — получают сведения об имени, номере комнаты, сроке проживания и текущем балансе гостя. Если информация получена и баланс гостя не превышает установленной глубины кредита, система закрывает заказ и передает его в базу гостиницы на лицевой счет гостя. Вместе с информацией о сумме заказа могут быть переданы и детали счета клиента.

Если в гостинице установлена система электронных замков, то в качестве карты гостя может выступать ключ от номера, если система замков поддерживает такую возможность.

В самом простом случае можно обойтись без использования карт клиентов. Достаточно указать номер комнаты, заказ в этом случае будет записан на проживающего в указанном номере гостя.

Данный интерфейс включен в поставку и не требует дополнительной оплаты.

Лицензирование
Доставка
тут Спецпредложения
Развернуть

Заказать обратный звонок

ФИО*
Телефон*
Дополнительно
Введите текст на картинке *